Wat moet ik met de dossiers als ik stop met de praktijk?

Bij de overdracht van de praktijk moet je onderscheid maken tussen patiënten die ten tijde van de overdracht in behandeling zijn en patiënten van wie de behandeling al is afgerond. Voor patiënten die nog in behandeling zijn, kan de behandeling mogelijk worden voortgezet door de kopende partij. Je hoeft dan geen toestemming te vragen voor de overdracht van het medisch dossier. Wel moeten patiënten worden geïnformeerd en hen de mogelijkheid geboden worden om bezwaar te maken als zij de behandeling liever bij een andere logopedist voortzetten.

Vrije keuze
Patiënten hebben vrije keuze van zorgverlener en zij hoeven niet in te stemmen met voortzetting van de behandeling door de kopende partij. Maakt de patiënt bezwaar tegen de overdracht van het medisch dossier en kiest hij of zij een andere logopedist, dan moet het medisch dossier (in kopie) aan de opvolgende logopedist worden gestuurd. Door het origineel zelf te bewaren beschik je over de gegevens in het geval een klacht of schadeclaim wordt ingediend.

Schending beroepsgeheim
Voor de overdracht van medische gegevens van patiënten die niet meer in behandeling zijn geldt dat zij moeten worden geïnformeerd en toestemming moeten geven. De kopende partij is immers een derde en daar mag het medisch dossier niet aan worden gegeven. Dit zou schending van het medisch beroepsgeheim zijn. Als de ex-patiënt toestemming geeft, is het voor de verkopende logopedist van belang dat met de kopende partij goede afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld over toegang tot de medische gegevens mocht op enig moment een klacht of schadeclaim worden ingediend, de bewaartermijn, beveiligingsmaatregelen. De logopedist is als behandelaar verantwoordelijk voor het bewaren van het medisch dossier, en daarmee ook verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. Indien het medisch dossier aan de kopende partij wordt gegeven valt deze te kwalificeren als bewerker waar ten behoeve van de verantwoordelijke het medisch dossier wordt bewaard. Er moet een bewerkersovereenkomst worden aangegaan.

Bewaren dossiers
Zo moet er onder andere een bewerkersovereenkomst worden gesloten om het bewaren van de medische dossiers te borgen. Omdat dit behoorlijk wat werk met zich meebrengt, wordt vaak geadviseerd om medische dossiers van ex-patiënten niet over te dragen, maar zelf te bewaren. Ook hoeven geen nadere afspraken over het bewaren van deze medische dossiers te worden gemaakt. De NVLF beseft dat het bewaren van dossiers van patiënten die niet meer onder behandeling zijn tot een ongewenste administratieve last leidt. Het probleem heeft de NVLF aangekaart bij het ministerie van VWS. De huidige wet voorziet niet duidelijk hoe om omgegaan moet worden met dossiers van patiënten die niet meer onder behandeling zijn.